提案制度・改善報告制度の概要

小牧市では、平成10年度から、職員一人ひとりのアイデアや意見を仕事に生かし、事務の能率向上や経費節減、市民サービスの向上を図る提案制度・改善報告制度を実施しています。

目的

全庁的に提案を募集することにより、職員の創意工夫による問題発見能力や問題解決能力を開発する。

提案対象

職員の柔軟な発想力を生かした独創的かつ実現可能な提案

実施結果（令和5年度）

59件の提案が出されました。59件のうち、実現される主な提案とその取組を紹介します。

提案件名：ChatGPT活用による庁内コミュニケーション改善

取組：
デジタルイノベーション推進委員会の作業部会において業務での利活用について調査研究し、生成AIを利活用することで業務の効率化に一定の効果があることが確認できたため、令和6年度から利用できるように進めている。

提案件名：「動画配信・WEB会議」に対する研修と移行指導

取組：
動画配信や音声付資料のみ配信・配布する手法を積極的に活用してもらうため、会議運営マニュアルの改正を行った。

提案件名：ベビーシート付近への手荷物置き場の設置

取組：
ベビーシート付近の設置可能なスペース（1.男性トイレ おむつ台横：4台、2.女性トイレ おむつ台横：9台、3.多目的トイレ ベット横：7台・おむつ台横：2台）にキャスター付き収納ラック22台を設置した。

提案件名：庁内で職員が印刷・製本する冊子の部数削減

取組：
紙媒体による配布先を厳選し、作成部数を300冊程度削減予定である。

目的

職員の積極的な創意工夫と仕事への主体的な取り組みを促進し、効率的な業務の遂行と働きやすい職場を実現する。

報告対象

日常業務において、職員自ら（個人・グループで）実施した改善

実施結果（令和5年度）

218件の改善報告が出されました。主な改善事例を紹介します。

改善件名：パソコン操作に関する問い合わせ対応の効率化

改善内容：
パソコン操作等に関して類似した問い合わせが多く、一件一件電話対応しており効率が悪かったものについて、すべての情報系端末のデスクトップに手順書を保存した「ヘルプ」フォルダを作成し、パソコン操作に関してわからないことがあった場合は、まずヘルプを確認するよう職員に周知した。その結果、ヘルプに掲載しているパソコン操作についての電話問い合わせの削減につながった。

また、電話で問い合わせがあった際にも、「ヘルプの〇〇をお試しください」という対応に改めたため、対応時間の削減にもつながった。

改善件名：雨量情報公開システム更新

改善内容：
使用していた雨量情報等公開システムの推奨期限が過ぎたため保守点検が出来なくなり、更新見積りを取ったところ、約1800万円の見積りとなったが、雨量情報のデータ集約をクラウドサーバーに変更することで、新システム構築にかかる費用のコストダウン及びシステム構造の簡素化につながった。

また、契約も随意契約ではなく指名競争入札としたため、契約金額は約500万円となり、当初見積より約1,300万円の削減につながった。

改善件名：【前年比約30倍!!】SNS連携によるHPのPV数改善

改善内容：
これまでHPがほとんど見られておらずWEB上の情報発信に課題があったため、FacebookやX等のSNSで動画が画面表示と同時に自動再生される特性を踏まえ、ショート動画を付して他の情報に埋もれないようにした。また、スマホで見られることを想定し、縦長PDFを制作して、見やすさと面白さを両立したコンテンツをつくり継続的に閲覧されるように工夫した結果、令和4年度のPV（ページビュー）数と比較して令和5年度は約30倍のPV数の増加につながった。

改善件名：保育園予算ヒアリング（実地確認）の効率化

改善内容：
これまで次年度当初予算要望のために、部長、次長を含めた職員が例年各園に出向いて、建物、備品の状況等を確認しながら、実地にてヒアリングを実施していたが、各園に配備しているiPadなどのICT機器を活用し、Zoom等のオンラインにて必要なヒアリングを実施した結果、園への移動時間削減につながった。