令和3年度総務部及び選挙管理委員会事務局定期監査措置状況通知

小牧市監査公表第12号

 地方自治法(昭和22年法律第67号)第199条第4項の規定による定期監査の結果に基づき講じた措置について、小牧市長から通知があったので、同条第14項の規定によりその内容を別紙のとおり公表する。

令和4年4月15日

小牧市監査委員 伊藤 二三
 小牧市監査委員 加藤 晶子

総務課

監査結果

(1) 庶務事務について

 ア 検査職員任命の手続において、公印使用承認印が押印されていないものがあった。
 イ 備品の所在場所及び保管の確認などの点検が適切に行われていないものがあった。

措置状況

 ア 検査職員任命書の発行を漏らしていました。今後は、適切な事務処理に努めます。
 イ 備品の確認を行い、確認ができたものに関しては備品台帳の訂正を行いました。

監査委員意見

・ 総務課では、閉庁時に庁舎を出入りする者に対して「入退庁者記入票」の記入を求めているが、年度当初から継続して退庁時間の遅い部署があることを確認した。
 市職員の安全衛生は施設（事業場）ごとで管理され、各事業場の指導調整を人事課で行っていることから、本庁舎・東庁舎の安全衛生管理を行う総務課は、これらのデータを活用し特定の部署に偏りが見られる場合については、人事課へ定期的に情報提供し改善を求めるとともに、上司の承認を得ず業務外で庁舎に残っている場合にあっては、退庁を促すよう、内部統制機能が働く体制の構築に努められたい。

・ 総務課は特定の部署に属さない備品の多くを扱っているが、物品台帳管理において備品の所在場所及び保管状況の確認などの点検で不適切な取扱いがあったことを確認した。
 これは、本庁舎が移転した平成24年度から令和2年度までの数年に渡って同様の状態が続いてきたものと思われるが、当課の職員が本業務に対して真摯に取り組んでいない表れである。
 備品と物品台帳とを照合し、存在の有無の確認を徹底するよう、適切な備品管理に努められたい。

・ 庁舎設備管理委託仕様書において、管理要員は資格を有する者を配置することとされているが、受注者が会社分割に伴い変更されているにも関わらず、数年来同一人物が継続して務めているとして、平成27年度（契約更新前）を最後に資格の確認を行っていなかった。また、受注者は業務のほとんどを下請け業者に再委託しているが、約款に定められている再委託承認申請の提出を求めていなかった。
 全体の模範となるべき総務課において、これら契約事務の基本が適切に行われていないことは遺憾である。
 契約事務や庶務事務について手引きなどを再度確認し、適切な事務の執行に努められたい。

対応

・ 継続して退庁時間の遅い部署に関しては、人事課へ情報提供するとともに、所属長へ確認をとり業務外で庁舎に残っている場合においては、退庁を促すよう指導します。

・ 備品の所在場所及び保管状況の確認などの点検で不適切な取扱いがあったことに関しては、備品の確認ができたものに関しては備品台帳の訂正を行いました。今後は、備品管理に対して真摯に取り組み、適切な備品管理に努めます。

・ 契約事務の不備に関しては、ご指摘いただいた件についてすべて修正し今後は適正な取り扱いをいたします。日々の業務において、常に知識を習得し、市役所全体の模範となるよう業務に取り組んでまいります。

財政課

 監査委員意見

・ 補助金の交付は公益上必要がある場合に限られていること、また、その財源は市民の貴重な税金であることから、限られた財源を有効に活用するため、財政課では150を超える補助金の「縮小」や「廃止」などについて定期的な見直しを行っている。
 今後は刻々と変化する社会情勢に対応し、補助金の恒常化・既得権化の抑制や、終期設定を求める基準を分析するとともに、担当課において日ごろから、当該補助金の目的を踏まえ交付団体の財務状況の把握や、積算根拠、補助対象経費の妥当性について検証が行われるよう意識改革を図られたい。

・ 厳しい財政状況の中で財政の効率化・適正化に努め財政の透明性の確保と市民に対する説明責任を適切に果たすため財務諸表を作成し公表されている。発生主義や複式簿記が採用され、公認会計士の助言を必要とすることは理解できるが、国の統一的な基準として作成されるものであることから職員自らが実施できる能力を修得し年度内に公表されるよう努められたい。

対応

・ 補助金は、市が公益上必要がある場合において交付することができるものですが、補助金が恒常化・既得権化しやすい性質のものであることや、社会情勢の変遷に応じて、公益上の必要性や行政推進上の有効性が変化するものであることから、定期的な見直しを実施しています。
 定期的な見直しを効果的に行うには、日ごろから、当該補助金の目的を踏まえた交付団体の財務状況の把握や、積算根拠、補助対象経費の妥当性について検証をすることが重要であり、予算執行方針及び予算編成方針の中で、これらの意識向上が図られるよう示していくとともに、補助事業適正化に向けた働きかけについて、予算ヒアリング時の確認に加え、予算執行管理のヒアリング時にも確認するなど、取組を強化していきます。
 また、財務諸表の作成につきましては、公認会計士の助言を受けつつ、担当職員が業務内容の理解を深めるとともに、可能な限り公表時期を早めたいと考えています。

資産管理課

監査結果

(1) 契約事務について

 公用車修繕の履行確認において、検査職員が任命されていないものがあった。

措置状況

 今年度に資産管理課が実施したすべての公用車修繕において、検査職員を任命いたしました。

監査委員意見

・ 資産管理課では、公用車使用簿(公用車使用願及び公用車使用状況報告書)の様式を定めており、使用管理者は、職員が公用車を使用するときは公用車使用願の記載内容を確認のうえ、当該職員に承認を与え、さらに公用車使用状況報告書により使用距離数等を確認することとされており、使用管理者が承認印等を押印してきた。
 しかしながら、令和3年1月1日施行で押印が廃止されることとなったことから、公用車を使用する職員が使用管理者の確認を得たとする事実が担保されないおそれが生じてきた。
 資産管理課においては、安全運転管理者制度の趣旨を鑑み、押印廃止後の公用車使用簿の使用管理者による確認方法等を検討の上、庁内周知し、公用車の適正管理に努められたい。

対応

・ 運転者の酒気帯びの有無の確認が令和4年4月1日から義務化されることに伴う公用車管理規程の改正にあわせて、公用車使用簿に使用願の承認欄を設けます。（令和4年4月1日開始）

契約検査課

監査委員意見

・ 契約検査課においては、建設技術及び施工意欲の向上を図り公共工事の適正な施工及び品質の向上に資するため、今年度より「優良工事施工業者表彰制度」を導入された。まだ始まったばかりではあるが、この制度は一定の基準を上回った工事の施工業者を表彰するものであり、業者にとって大きな励みとし発注工事の品質確保につなげたいとのことであった。
 毎年実施している工事監査では、設計業者、工事業者ともに数多くの指摘を受ける結果となっているが、市内業者育成のためにもこうした表彰制度と併せて、市と業者の情報交換や研修会の開催などにより相乗効果を図られたい。

・ 簡易な物品の納入にかかる履行の確認は記名押印を必要としていたが、令和3年1月1日施行で押印が廃止されたことにより、職員の確認を得たとする事実が担保されないおそれが生じてきた。申請書等の押印廃止は、市民の負担を軽減して利便性を図ることが目的であるから、例えばIT化により記名押印に代わる手段が確立されるまでは内部事務に係る書類への署名や押印の効力について再検討されたい。

・ 一般競争入札を原則とする地方自治法の契約方法の例外規定である随意契約については「随意契約ガイドライン」において事務手続上必要な事項が定められているが、今年度の定期監査においても当該事務に関する不適切な取扱いが散見されている。これはガイドラインについて職員が内容を十分に理解していないことが考えられることから再度徹底を図られたい。

対応

・ 令和3年度から導入した「優良工事施工業者表彰制度」とともに、毎年行っている業者との意見交換や機会があれば労働基準監督署等と連携した研修会を実施するなどして市内業者の育成や工事の品質確保に努めてまいります。

・ 業務の押印廃止については、「押印廃止に関する実施方針」、「押印廃止の判断基準について」及び「押印廃止の判断フロー」等により内部事務等についても押印廃止に含まれるため実施したものですが、履行の確認時の署名や押印については所管課と協議してまいります。

・ 「随意契約ガイドライン」については、改正の折に周知をしているところですが、新人研修や係長研修などでもさらなる周知徹底を図ってまいります。

市民税課

監査委員意見

・ 個人市民税の現年度課税額は直近10年間において年々増加していたものの、昨今の新型コロナウイルス感染症の影響により、令和3年度における当初課税額は若干の減収が見込まれている。
 市民税課では、市民税の課税に関する情報を多く取り扱っており、また、過去の税制改正の結果から新たな税制改正に伴う影響額を見通す強みを活かすことで、様々なデータ分析が可能であると思われる。今後は個人所得や企業収益の動向などに加え、それらのデータ分析をもとに市税収入見込みを評価されるとともに、分析データがいろいろな場面で有効に活用されることを期待する。

対応

・ 市民税の予算措置等にあたっては、各種機関が発表する資料を基に、雇用・賃金情勢や経済情勢、企業の収益動向を把握し、分析を行っています。
 今後も税制改正に伴う影響を適切に反映しながら、分析データを様々な場面で活用していきます。

資産税課

監査委員意見

・ 毎年度実施する一者随意契約の地図情報システムデータ更新業務委託について、過去の実績からその年の作業量を算定しているが、令和元年度、2年度においては実際の作業量が仕様書よりも1割以上多い結果となっている。
 作業件数が増えたことによる受注者への業務負担は必ずしも増加したとは捉えられないとの判断かもしれないが、仕様書の業務量と実績値に一定の差異が生じた場合の対応を予め定めておくなど、双方で調整を図られたい。

対応

・ 地図情報システムのデータ更新作業は、土地の分筆、合筆等により生じるもので、事前に正確な件数や事務量を把握することは困難であり、前年実績を基に推計し契約を締結しております。
 多少のデータ更新件数の増減では、事業者の人件費等の諸経費に影響がないとの判断から、これまで変更契約を締結した事例はありませんでした。今後は、受注者への聞き取りを実施するとともに、これまで以上に連絡調整を密にすることで、委託業務の一層の適正化に努めてまいります。

収税課

監査委員意見

・ 収税課では今年度より、9月末現在の滞納額が150万円以上の案件を洗い出しのうえ、債権回収特別対策室に分担変更し、徴税指導員指示のもと未収となった債権を回収するため、未収が発生した極めて早い時期に財産調査に着手したことで、9件 7,002,080円の預金差押えにつなげられた。また、分納計画に基づく「分納不履行対象者一覧表」を毎月出力し、徴税指導員と相談のうえ、執行管理を行っている。
 このように、財産調査に関するノウハウの蓄積された債権回収特別対策室との相互協力体制の構築や徴税指導員が持つ専門的な知識を活用することは、債権管理の推進に有意義なものであると考える。
 今後も、債権回収特別対策室と連携を図り、組織的で有効な手法を取り入れながら、未収金の早期回収及び適切な債権管理に努められたい。

・ 令和元年度から使用している収納管理システムの保守管理委託を同一業者に委託させているが、当該保守管理に係る月額費用は開始時から変更がない状況となっている。
 当該契約は一者随意契約であり、当該費用については委託者以外との比較は容易ではないが、引き続き、過去の実績を基にした積算根拠の精査などを行い、経済性の確保に努められたい。

対応

・ 今後も債権回収特別対策室と連携を図り、組織的に有効な手法を取り入れながら、未収金の早期回収及び適切な債権管理に努めます。また、収納管理システムの保守管理委託は随意契約であるものの、仕様書の内容を常に見直し、経費を意識した有益な委託契約を検討していきます。

債権回収特別対策室

監査委員意見

・ 債権回収特別対策室においては、未収債権を保有する課の職員を対象にして債権管理・回収研修会を開催しており、市債権の適正な管理の徹底及び収入未済額の縮減に取り組んでいる。
 令和3年度においては、市税と強制徴収公債権の徴収一元化、非強制徴収公債権と私債権の徴収一元化の観点からの講師も選任しており、その内容は小牧市の債権管理体制にも有益な情報であったものと見受けられた。
 引き続き、職員に有意義な研修を実施することにより職員の意識改革を図り、もって小牧市の債権管理体制の充実に努められたい。

・ 令和3年度に各課から債権回収特別対策室に債権移管された内容を確認したところ、令和2年度(令和3年2月1日時点)では福祉総務課から 529万円余の債権が移管決定されていたが、令和3年度は福祉総務課からの債権移管の実績はない状況であった。
 このため、その要因を確認したところ、令和2年度中に福祉総務課が作成した督促状の要件に不備があったことを指摘したが、その後の報告がなく、詳細は確認できていないとのことであった。
 この原因が、直接的に関わる福祉総務課での事務の遅滞によるものであれば、徴収可能な未収債権の徴収が遅れていくことは看過できない事態であり、小牧市の債権管理の適正化のため、早急に改善を図られるよう求める。

対応

・ 来年度以降も未収債権を保有する課の担当職員及び管理職の職員を対象に債権管理・回収研修会を開催し、職員の意識改革を図り、小牧市の債権管理体制の充実に努めていきます。

・ 未収債権について、地方自治法第240条第2項では、「債権について、政令の定めるところにより、その督促、強制執行その他その保全及び取立てに関し必要な措置をとらなければならない。」と定められており、事務の遅延等により、未収債権の徴収ができなくなるような、地方自治法第242条の「怠る事実」に抵触することがないよう、未収債権を保有するすべての課に対し、適正な債権管理が行えるよう、指導及びアドバイスができる組織体制を整えていきます。

選挙管理委員会事務局

監査結果

(1) 契約事務について

 契約書に収入印紙が貼付されていないものがあった。

措置状況

 確認不足であったので、今後ダブルチェックを行うとともに、業者にも指摘事項を伝え情報共有を行いました。

監査委員意見

・ 令和3年10月31日執行の第49回衆議院議員総選挙及び第25回最高裁判所裁判官国民審査はコロナ禍での初めての選挙であったが、他自治体の事例を参考に使い捨て鉛筆の導入や飛沫防止パネルを設置し、感染拡大防止対策に取り組まれた。
 なお、今回の選挙では一部投票区の再編や投票所の変更が行われたが、一部の有権者には浸透していなかったとのことである。
 今後も、より分かりやすい啓発方法を検討されるなど、投票率の向上に努められたい。

対応

・ 来年度は夏に参院選、年が明けると市長選、知事選と選挙が続きます。
 今後の新型コロナウイルス感染状況については、依然不透明でありますので、引き続き他の自治体の感染対策なども参考にしながら、市民が安心して投票所に足を運んでいただけるよう、投票所の設置を進めます。
 また、投票所の周知におきましても投票所の場所もさることながら、施設内における投票所の位置もわかりにくい状況でもありましたので、看板設置等も含め市民の方にわかりやすく周知するとともに、他市の事例などを参考により効果的な啓発方法を検討し、投票率の向上に努めてまいります。