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郵送で各種証明書を取り寄せる方法

更新日:2024年02月28日

郵送での請求について

郵送で各種証明書を請求する場合、以下のものを同封して送付してください。
戸籍謄抄本等・住民票交付請求書

・前住所、前々住所の記載が必要、婚姻前の氏の記載が必要等、記載内容に指定がある場合は、その他欄に詳細をご記入ください。(〇〇市〇〇町の住所が記載されたもの、婚姻前の氏「〇〇」が記載されたもの、○○市から転籍したもの、出生から死亡まで等)
・法人(会社等)からの申請の場合、代表者名、担当者の住所、氏名、連絡先を記入し、法人の代表者印(社印)等を押印してください。
請求内容等についてお尋ねすることがありますので、昼間連絡のとれる電話番号を必ず記入してください(請求内容等が確認できない場合、同封された返信用封筒で返却します)。
 

本人確認書類

個人番号カード、運転免許証、健康保険証、在留カード等、ご本人であることが確認できる本人確認書類のコピーを同封してください。
・委任状による代理人申請の場合は、代理人の本人確認書類のコピーを同封してください。
・法人(会社等)からの申請の場合、担当者の本人確認書類の写しとあわせて、代表者が作成した委任状、または社員証の写し(代表者の場合は代表者の資格証明書)を同封してください。
・詳細は「本人確認について」のページをご覧ください。
 

返信用封筒

・切手を貼り、住所と宛名を書いたものをご用意ください。アパート名、部屋番号、方書きもお書きください。
・郵便事故を防ぐため、簡易書留による返送をお勧めしています。簡易書留を希望される方は、申請書にその旨を記載し、通常郵便料金に簡易書留料金を加えた額の切手を貼ってください。
・速達を希望される場合は、通常郵便料金に速達料金を加えた額の切手を貼ってください。
・簡易書留や速達の料金は、郵便局のWebサイトでご確認ください。
送付先は、原則請求者の住民登録地(本人確認書類に記載の住所)です。
 

手数料

手数料分の定額小為替(郵便局にて取扱)を同封してください。(郵便切手・収入印紙は利用できません。)
定額小為替は、おつりのないように同封してください。定額小為替が手数料額を上回る場合、郵送での受付をお断りすることがあります。
・同封する定額小為替の金額が確定できない場合(相続等)は、定額小為替以外の交付請求書等を先に送付してください。手数料が確定しましたら連絡いたしますので、手数料相当分の定額小為替を送付してください。
・詳細は「郵送申請の手数料納付方法」のページをご覧ください。
・定額小為替は、発行の日から5ヶ月以内のものをご用意ください。
・手数料は市区町村によって違う場合がありますので、必ずご確認の上、請求してください。


注意事項
郵送請求全般

本人確認書類記載の住所地(法人の場合は、法人の所在地)以外には送れません
・代理人からの請求の場合は、委任状が必要です。委任状は、委任する方自身が記入してください。
・法人(会社等)からの申請の場合で、債権者などが自己の権利行使のために第三者の住民票の写し等の交付を申請するときは、契約書などの請求理由を裏付ける資料が必要です。
・郵送で請求する際は、配達日数と処理日数を合わせてのお時間を考えていただき、余裕をもって請求してください。
・偽り、その他不正手段により交付を受けたときは、30万円以下の罰金に処せられます。
 

住民票の写し等の交付

特別な記載がなければ、本籍や続柄の欄は省略します。
・「本人」または「本人と同一世帯の方」以外の方(代理人)が請求する場合は、委任状が必要です。
・外国籍の方は、法改正により平成24年7月9日から一定の要件を満たす方が住民基本台帳に記載され、住民票の写しが交付できるようになりました。なお、法改正以前の外国人登録原票の記載事項は住民基本台帳には記載されませんので、平成24年7月9日以前の住居地履歴や通称名の履歴などについては、ご自身で法務省出入国在留管理庁に開示請求をしていただくことになります。
・不在住証明が必要な場合は、郵送申請書のほかに「不在住証明願」が必要です。

外国人登録原票に係る開示請求について(法務省出入国在留管理庁ホームページ)(新しいウィンドウで開きます)
 

戸籍(除籍)謄抄本・戸籍の附票・身分証明・独身証明等の交付

・同じ戸籍に載っていない方からの請求の場合、請求理由を裏付ける資料が必要な場合があります。(関係のわかる戸籍の添付は、令和6年3月1日から不要になりました。)
・「本人」、「配偶者」、「本人と同一戸籍の方」及び「親や子などの直系の血族の方」以外の方が請求する場合は、委任状が必要です。
・法人(会社等)からの申請の場合で、債権者などが自己の権利行使のために、第三者の戸籍謄抄本・戸籍の附票の交付を申請するときは、契約書などの請求理由を裏付ける資料が必要です。
・戸籍の附票を請求するときは、記載の必要なご住所をご記入ください。また、現在までの履歴が必要な場合もそのようにご記入ください(何通かにわたる場合があります)。
・戸籍の附票に、戸籍の表示(本籍・筆頭者)及び在外選挙人(名簿登録市町村名)の記載が必要な場合は、該当箇所にレ点をご記入ください。
身分証明及び独身証明書は、本人のみ請求することができます。本人以外の方が請求するときは、家族であっても委任状が必要です。
・不在籍証明が必要な場合は、郵送申請書のほかに、「不在籍証明願」が必要です。また、本人以外の方が請求する場合は、委任状が必要です。

交付請求書等の送付先

交付請求書等は、小牧市役所市民窓口課へ郵送してください。

小牧市役所市民窓口課

郵便番号:485-8650
愛知県小牧市堀の内三丁目1番地

各種証明書の手数料
  • 世帯全員の住民票:300円
  • 世帯一部の住民票:300円
  • 消除した住民票(住民票の除票):300円
  • 戸籍謄本・抄本:450円
  • 除籍謄本・抄本:750円
  • 原戸籍謄本・抄本:750円
  • 戸籍の附票:300円
  • 身分証明:300円
  • 独身証明:300円
  • 不在住・不在籍証明:300円

 

申請書・委任状ダウンロード
この記事に関するお問い合わせ先

福祉部 市民窓口課 証明発行係
小牧市役所 本庁舎1階
電話番号:0568-76-1121 ファクス番号:0568-76-1328

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