(趣旨)

第1条　この規程は，別に定めるもののほか，文書事務の適正かつ能率的な遂行を図るため，文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの原則)

第3条　文書等は，すべて正確かつ迅速に取り扱い，常にその処理経過を明らかにし，事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は，文書事務の処理状況について必要な調査を行い，その指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職務)

第5条　課長は，常にその課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し，その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条　課に，文書取扱責任者を置く。

(文書取扱責任者の職務)

第7条　文書取扱責任者は，課長の命を受け，当該課における次に掲げる事務に従事する。

(文書等の種類)

第8条　文書等の種類は次のとおりとする。

(文書分類表)

第9条　すべて文書等は，管理者が別に定める文書分類表により編集，保管及び保存しなければならない。

(組合に到達した文書等の取扱い)

第10条　組合に到達した文書等(主務課に直接到達した文書を除く。第3項にて同じ。)は，総務課において収受の事務を行う。

(到達した文書等)

第11条　総務課長は総務課に到達した文書を，次に定めるところにより処理しなければならない。

(主務課における文書等の取扱い)

第12条　文書取扱責任者は，前条の規定により文書等の配布を受けたとき，及び直接課において文書等を収受したときは，開封されていないもの(親展文書を除く。)については直ちに開封し，文書等の余白に受付印を押し，文書件名簿(様式第3)に必要な事項を記載の上，記号及び番号を記入しなければならない。ただし，定例又は軽易な文書等については，これらの手続きを省略することができる。

(誤つて配布を受けた文書等の取扱い)

第13条　文書取扱責任者は，配布を受けた文書等に当該課の所管に属さないものがあるときは，直ちに総務課長に返納しなければならない。

(通信回線の利用による収受)

第14条　文書取扱責任者は，インターネットを利用して到達した電子メール又はファクシミリにより受信した文書等(以下「電子メール等」という。)は，主務課において受信する。

(文書等の処理)

第15条　文書取扱責任者は，収受の手続を経たときは，直ちに当該文書等を課長の閲覧に供さなければならない。ただし，定例又は簡易なものであらかじめ課長が指定したものは，これを省略することができる。

(起案)

第16条　事案を起案するときは，起案用紙(様式第4)を用いるものとする。ただし，定例若しくは軽易なもの又は単に供覧にとどまるものは，当該文書等の余白を利用して処理することができる。

(例文処理)

第17条　次の各号に掲げるもののうち常例の文案によることができる事案で，施行文をあらかじめ印刷することができるものについての起案は，一定の帳簿により，又は起案用紙に文案を印刷し，若しくはその記載を省略して処理することができる。

(起案の要領)

第18条　起案文については，文章は平易簡明に，文字は正確に書くものとする。

(文書等の記号及び番号)

第19条　文書(第8条第8号及び第10号に掲げる文書を除く。)には，次に定めるところにより，同条第1号から第4号まで及び第7号に掲げる文書にあつては毎年1月1日を，同条第5号，第6号及び第9号に掲げる文書にあつては毎年4月1日を起番とし，記号及び番号を付さなければならない。ただし，第8条第9号に掲げる文書等のうち軽易なものについては，番号を省略し，「号外」として処理することができる。

(文書等の日付)

第20条　文書等の日付は，施行の日を用いるものとする。

(文書等の発信者名)

第21条　文書等の発信者名は，管理者名を用いなければならない。ただし，照会，回答その他軽易な文書等については，組合名又は事務局長名を用いることができる。

(回議)

第22条　起案文書は，起案者から順次決裁権者に回議し，その決裁を受けなければならない。

(合議)

第23条　小牧岩倉衛生組合職務権限規程(昭和59年小牧岩倉衛生組合訓令第3号)第18条の規定により合議しようとするときは，主務課長を経て行うものとする。

(秘密文書等の取扱い)

第24条　起案文書の内容が秘密を要するもの，緊急を要するもの又は重要なものであるときは，持ち回りで回議又は合議をしなければならない。

(不在処理の方法)

第25条　代決権者が事務を代決したときは，「代」と記入し，押印するものとする。この場合において決裁権者が登庁した後，速やかに後閲を受けなければならない。

(文書の浄書)

第26条　決裁を終えた文書(以下「原議」という。)で施行を要するものは，主務課において浄書するものとする。

(公印)

第27条　施行を要する文書には，小牧岩倉衛生組合公印規程(昭和57年小牧岩倉衛生組合訓令第1号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし，組合の機関及び組合市に発する文書並びに軽易な文書については，これを省略することができる。

(割印及び契印)

第28条　特に重要と認められる文書については，割印又は契印をしなければならない。

(施行の方法)

第29条　文書等の施行方法は，次に定める方法によるものとする。

(発送の手続)

第30条　文書を発送しようとするときは，主務課においてあて先を記載した封筒に入れ，又は包装し，総務課に送付しなければならない。

(電子メール又はファクシミリによる発信)

第31条　第29条第3号の電子メール又はファクシミリにより発信できる文書等は，次の各号のいずれにも該当するものとする。

(発送の処理)

第32条　第30条第1項の規定により発送文書の送付を受けたときは，総務課長は，直ちに郵送又は使送の方法により発送を行うものとする。

(原議の処理)

第33条　文書を施行したときは，文書取扱責任者が原議に施行年月日を記入し，押印の上，文書件名簿に必要事項を記載しなければならない。

(文書整理の原則)

第34条　文書等は，常に整理し，重要なものについては，非常災害時に際して支障がないようにあらかじめ適切な処置を講じておくものとする。

(未処理文書の整理)

第35条　未処理文書は，事務担当者が一定の場所に集め，離散しないようにその所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理)

第36条　事案の処理が終了したときは，当該事案に関する文書等を整理し，所定の箇所に保管しておかなければならない。

(完結文書の編集)

第37条　事案の処理が完結した日の属する年度を経過した完結文書は，主務課において次の各号に定める基準により編集しなければならない。

(種別及び保存年限)

第38条　文書等の種類及び保存年限は，別表のとおりとする。

(文書等の保存)

第39条　課長は，毎年総務課長が指定する日までに，保存文書目録(様式第8)及び索引目次各2部を添えて，編集した文書等を総務課長に引き継がなければならない。ただし，第5種文書は，主務課において保存するものとする。

(保存文書等の整理)

第40条　前条の規定により引継ぎを受けた文書等は，総務課において点検し，種別及び収蔵番号順に整理し，書庫に収蔵しなければならない。

(保存文書等の閲覧等)

第41条　職員が保存文書等を借覧しようとするときは，総務課長の承認を受ければならない。

(文書等の破棄)

第42条　総務課長は，保存文書が保存期間を経過したときは，主務課長と協議の上，当該文書等を廃棄するものとする。

(廃棄文書の取扱い)

第43条　廃棄を決定した文書等は，他に利用されるおそれのないような方法で廃棄処分しなければならない。