郵送で各種証明書を取り寄せる方法

更新日:2022年03月04日

窓口での申請・届出が困難な場合、郵送でやりとりする方法があります。

郵送での請求・届出が可能な主なもの

各種証明書の手数料

  • 世帯全員の住民票:300円
  • 世帯一部の住民票:300円
  • 消除した住民票(住民票の除票):300円
  • 戸籍謄本・抄本:450円
  • 除籍謄本・抄本:750円
  • 原戸籍謄本・抄本:750円
  • 戸籍の附票:300円
  • 身分証明:300円
  • 不在住・不在籍証明:300円

申請書・委任状ダウンロード

郵送請求全般について

  • 本人確認書類記載の住所地(法人の場合は、法人の所在地)以外には送れません。
  • 代理人からの請求では、委任状が必要です。委任状は、委任する方自身が書いてください。
  • 会社・企業からの申請の場合、請求理由を裏付ける資料などが必要です。
  • 請求するものは、できるだけ詳細に記載してください(〇〇市〇〇町の住所の載ったもの、婚姻前の氏の載ったもの、〇〇市から転籍したもの、出生から死亡まで、など)。また、手元に資料があれば、写しを同封していただけると確実です。
  • 手数料は、小牧市での金額です。小牧市以外に請求する際は各市区町村の担当課にてご確認いただき、定額小為替(ていがくこがわせ)(郵便局で購入)をご利用ください(郵便切手・収入印紙は不可)。定額小為替は、発行の日から5ヶ月以内のものを送ってください。
  • 郵送で請求する際は、配達日数と処理日数を合わせてのお時間を考えていただき、余裕をもって請求してください。
  • 偽り、その他不正手段により交付を受けたときは、30万円以下の罰金に処せられます。

住民票・消除した住民票(住民票の除票)の写し

  • 特別な記載がなければ、本籍や続柄の欄は省略します。
  • 前住所、前々住所の記載が必要、婚姻前の氏の記載が必要等、記載内容に指定がある場合は、その他欄に詳細をご記入ください。(〇〇市〇〇町の住所が記載されたもの、婚姻前の氏「〇〇」が記載されたもの等)
  • 請求者本人や請求者本人と同一世帯の方からの申請の場合は委任状を省略できます。それ以外の方の申請は、委任状が必要です。委任状は、委任する方自身が書いてください。
  • 法人(会社等)からの申請の場合で、債権者などが自己の権利行使のために第三者の住民票の写しの交付を申請するときは、契約書などの請求理由を裏付ける資料などが必要です。
  • 外国籍の方は、法改正により平成24年7月9日から一定の要件を満たす方が住民基本台帳に記載され、住民票の写しが交付できるようになりました。
    なお、法改正以前の外国人登録原票の記載事項は住民基本台帳には記載されませんので、平成24年7月9日以前の住居地履歴や通称名の履歴などについては、ご自身で法務省出入国在留管理庁に開示請求をしていただくことになります。
  • 不在住証明が必要な場合は、郵送申請書のほかに「不在住証明願」が必要です。

請求の方法

下記のものを同封し、小牧市役所へ郵送してください。

郵便番号485-8650

愛知県小牧市堀の内三丁目1番地

小牧市役所市民窓口課

電話番号:0568-76-1148(直通)

請求に必要なもの

住民票の写し(諸証明)交付申請書

申請書は、便箋などに必要事項を記入したものでもかまいません。

前住所、前々住所の記載が必要、婚姻前の氏の記載が必要等、記載内容に指定がある場合は、その他欄に詳細をご記入ください。(〇〇市〇〇町の住所が記載されたもの、婚姻前の氏「〇〇」が記載されたもの等)

法人(会社等)からの申請の場合、代表者名、担当者の住所、氏名、連絡先を記入し、法人の代表者印(社印)等を押印してください。

昼間連絡のとれる電話番号を必ず記入してください。(記入がないと、確認したいことがある場合に連絡がとれず、お返しすることになってしまいます)

申請者の本人確認書類の写し

マイナンバーカード・運転免許証・健康保険証・在留カード・年金手帳・旅券など、ご本人であることが確認できる身分証明書の写し(本人確認書類の写し)を同封してください。委任状がある場合は、代理人のものが必要です。

法人(会社等)からの申請の場合、担当者の本人確認書類の写しとあわせて、代表者が作成した委任状、または社員証の写し(代表者の場合は代表者の資格証明書)を同封してください。

詳細は「本人確認について」のページをご覧ください。

返信用封筒

通数に応じた切手を貼り、請求者の住所、氏名を記入してください。アパート名、部屋番号、方書きもお書きください。

郵便事故を防ぐため、簡易書留による返送をお勧めします。簡易書留を希望される方は、申請書にその旨を記載し、320円分の切手を追加してください。

速達の場合は、260円分の切手を追加してください。

送付先は請求者本人の住民登録地宛てになります。

手数料

郵便局で手数料と同額の定額小為替をご購入いただき、必ずおつりのないように同封してください。(郵便切手、収入印紙は不可)

なお、交付手数料額を上回る定額小為替については、郵送の受付をお断りさせていただく場合がございます。

定額小為替は、発行の日から5ヶ月以内のものをご用意ください。

(注意)郵送していただく定額小為替の金額が確定していない場合(相続等)は、申請書と返信用封筒を先に送付してください。証明書の種類と通数確定後、当方から連絡しますので、手数料相当分の定額小為替を送付していただきます。
詳細は「郵送申請の手数料納付方法」のページをご覧ください。

その他

請求理由を裏付ける資料やご関係のわかる戸籍、委任状など

戸籍謄抄本・戸籍の附票・身分証明

  • 同じ戸籍に載っていない方からの請求では、請求理由を裏付ける資料やご関係のわかる戸籍などが必要となる場合があります。
  • 請求するものは、できるだけ詳細に記載してください(〇〇市の住所の載ったもの、婚姻前の氏の載ったもの、〇〇市から転籍したもの、出生から死亡まで、など)。また、手元に資料があれば、写しを同封していただけると確実です。
  • 請求者本人や請求者本人と同一戸籍または親や子などの直系の血族の方からの申請の場合は委任状を省略できます。それ以外の方からの請求では、委任状が必要です。委任状は、委任する方自身が書いてください。
  • 法人(会社等)からの申請の場合で、債権者などが自己の権利行使のために、第三者の戸籍謄抄本・戸籍の附票の交付を申請するときは、契約書などの請求理由を裏付ける資料などが必要です。
  • 戸籍の附票を請求するときは、記載の必要なご住所をご記入ください。また、現在までの履歴が必要な場合もそのように書いてください(何通かにわたる場合があります)。
  • 戸籍の附票に、戸籍の表示(本籍・筆頭者)及び在外選挙人(名簿登録市町村名)の記載が必要な場合は、該当箇所にレ点をご記入ください。
  • 身分証明を本人以外が請求するときは、家族であっても委任状が必要です。
  • 不在籍証明が必要な場合は、郵送申請書のほかに、委任状と「不在籍証明願」が必要です。

請求の方法

下記のものを同封し、小牧市役所へ郵送してください。

郵便番号485-8650

愛知県小牧市堀の内三丁目1番地

小牧市役所市民窓口課

電話番号:0568-76-1148(直通)

請求に必要なもの

戸籍証明書等の申請書

申請書は、便箋などに必要事項を記入したものでもかまいません。

法人(会社等)からの申請の場合、代表者名、担当者の住所、氏名、連絡先を記入し、法人の代表者印(社印)等を押印してください。

昼間連絡のとれる電話番号を必ず記入してください。(記入がないと、確認したいことがある場合に連絡がとれず、お返しすることになってしまいます)

申請者の本人確認書類の写し

マイナンバーカード・運転免許証・健康保険証・在留カード・年金手帳など、ご本人であることが確認できる身分証明書の写し(本人確認書類の写し)を同封してください。委任状がある場合は、代理人のものが必要です。

戸籍の請求の場合は現住所の確認できるものが必要となります。例えば、運転免許証の裏に現住所の記載がある場合は裏面の写しも必要になります。

法人(会社等)からの申請の場合、担当者の本人確認書類の写しとあわせて、代表者が作成した委任状または社員証の写し(代表者の場合は代表者の資格証明書)を同封してください。

詳細は「本人確認について」のページをご覧ください。

返信用封筒

通数に応じた切手を貼り、請求者の住所、氏名を記入してください。アパート名、部屋番号、方書きもお書きください。

郵便事故を防ぐため、簡易書留による返送をお勧めします。簡易書留を希望される方は、申請書にその旨を記載し、320円分の切手を追加してください。

速達の場合は、260円分の切手を追加してください。

送付先は本人確認書類に記載された住所地宛てになります。

手数料

郵便局で手数料と同額の定額小為替をご購入いただき、必ずおつりのないように同封してください。(郵便切手、収入印紙は不可)

なお、交付手数料額を上回る定額小為替については、郵送の受付をお断りさせていただく場合がございます。

定額小為替は、発行の日から5ヶ月以内のものを送ってください。

(注意)郵送していただく定額小為替の金額が確定していない場合(相続等)は、申請書と返信用封筒を先に送付してください。証明書の種類と通数確定後、当方から連絡しますので、手数料相当分の定額小為替を送付していただきます。
詳細は「郵送申請の手数料納付方法」のページをご覧ください。

その他

請求理由を裏付ける資料やご関係のわかる戸籍、委任状など

関連リンク

この記事に関するお問い合わせ先

福祉部 市民窓口課 証明発行係
小牧市役所 本庁舎1階
電話番号:0568-76-1121 ファクス番号:0568-76-1328

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